Digitale Visitenkarten im Team einführen: Wie MAERZ Muenchen in einem Termin live ging

Digitale Visitenkarten im Unternehmen einführen – das Wichtigste in 60 Sekunden

Was? Umstellung von Papier auf digitale Visitenkarten für 24 Mitarbeitende bei der Münchner Modemarke MAERZ.
Wie lange? Ein gemeinsamer Onboarding-Termin (unter 60 Minuten), plus eine Stunde Vorbereitung im Vorfeld.
Wie? Excel-Tabelle mit Mitarbeitenden-Daten · zentrales Corporate Design (Logo, Farben, Schriften) · Account-Setup über den Administrator · Einladungsmail an alle Nutzerinnen und Nutzer.
Anbieter: yourvcard – DSGVO-orientiert, zentrale Team-Verwaltung.

Wenn jedes Detail zählt: Eine Modemarke und ihre Visitenkarten

Wenn du eine Modemarke bist, ist dir eines besonders wichtig: wie Dinge aussehen. Das gilt für die Kollektion, für den Laden, für die Website – und eben auch für die Visitenkarte. Dass MAERZ München sich bei der Wahl einer Lösung für die Einführung digitaler Visitenkarten nicht für irgendwas entscheidet, war also klar.

Ende 2025 fiel die Entscheidung: Die Papierkarte hat ausgedient. Das Team soll digitale Visitenkarten für Mitarbeitende bekommen. Die Anforderungen waren eindeutig: DSGVO-konform, im eigenen Corporate Design, und bitte ohne dass die IT dafür wochenlang alles stehen und liegen lassen muss.

Der Auslöser: 2026 wird digital

Roger Andreoli, Head of IT bei MAERZ München, machte sich auf die Suche. Über Google stieß er auf yourvcard – und was ihn zuerst überzeugte, waren die harten Fakten: Daten in Deutschland gehostet, datenschutzfreundlich aufgesetzt, klare Kostenstruktur. Alles auf einen Blick nachvollziehbar, ohne erst drei Vertriebsgespräche führen zu müssen.

Die Sorge, die fast jedes Unternehmen hat

Was Roger anfangs beschäftigte, ist etwas, das wir bei fast jedem Unternehmen hören, das sich mit dem Thema auseinandersetzt: „Wird das nicht mega aufwendig?“

Digitale Visitenkarten für ein ganzes Team einzuführen klingt erstmal nach Projektplan, nach Abstimmungsschleifen zwischen IT und Marketing, nach technischen Stolpersteinen. Viele Unternehmen schieben das Thema deshalb vor sich her. Nicht, weil sie es nicht wollen – sondern weil sie es sich komplizierter vorstellen, als es ist.

Genau deswegen erzählen wir diese Geschichte.

Ein Erstgespräch, das keine Dreiviertelstunde dauerte

Ich bin Christoph, Gründer von yourvcard.de, und habe Roger in einem ersten Gespräch alle Fragen beantwortet, die bei einer solchen Entscheidung auf den Tisch kommen: Wie funktioniert die Lösung technisch? Wo werden die Daten gespeichert? Was kostet das langfristig? Und vor allem: Wie läuft die Einführung Schritt für Schritt ab?

Nach dem Gespräch war der Plan klar. Und der bestand im Wesentlichen aus einem einzigen gemeinsamen Termin.

Gute Vorbereitung macht den Unterschied

Vor dem Onboarding-Termin bekam das Team von MAERZ München eine vorbereitete Excel-Tabelle. Darin trugen sie die Namen und Kontaktdaten der ersten 24 Mitarbeitenden ein – also alles, was später auf den digitalen Visitenkarten erscheinen sollte.

Gleichzeitig suchte das Team die passenden Schriften, das Logo und die Farbwerte heraus. Für eine Marke wie MAERZ München war das ein besonders wichtiger Punkt: Die digitalen Visitenkarten sollten sich nahtlos in den bestehenden Markenauftritt einfügen. Kein generisches Template, sondern MAERZ München – auf den ersten Blick erkennbar.

Ein Termin. Ernsthaft.

Der Onboarding-Termin selbst war dann fast schon unspektakulär – im besten Sinne. Wir haben gemeinsam den Firmenaccount über den Administrator angelegt, das Corporate Design auf die Kartenvorlage übertragen und alle 24 Nutzerinnen und Nutzer hochgeladen.

Direkt im Anschluss ging eine Einladungsmail an jede Person im Team raus. Darin: der Zugang zur eigenen digitalen Visitenkarte, sofort nutzbar auf dem Smartphone und teilbar per QR-Code oder Link. Kein App-Download, keine Schulung, kein Handbuch – einfach öffnen und loslegen.

Was mich bei solchen Terminen immer wieder freut: der Moment, in dem ein ganzes Team zum ersten Mal die eigenen Karten sieht. Einheitlich gestaltet, im Look der Marke, sofort einsatzbereit. Bei MAERZ München hat das Corporate Design auf der digitalen Visitenkarte auf Anhieb gesessen – Schriften, Farben, Logo, alles stimmig.

Roger war ehrlich überrascht, wie glatt das lief. In unter einer Stunde stand alles. Kein zweiter Termin, kein Nacharbeiten.

Nach der Testphase: live – und Ruhe

MAERZ München startete erstmal mit einer Testphase. Vernünftig, gerade wenn man für eine Marke arbeitet, bei der jedes Detail stimmen muss. Nach ein paar Wochen im Echtbetrieb war klar: Das Team nutzt die Karten, Änderungen lassen sich zentral anpassen, neue Mitarbeitende bekommen ihre Karte direkt zum Start.

Auf meine Frage, wie das Feedback aus dem Team ist, antwortete Roger trocken: „Keine Beschwerden.“ Und dann mussten wir beide lachen. Denn wer in der IT arbeitet, weiß: Wenn sich niemand beschwert, hast du alles richtig gemacht. Das ist so ziemlich das beste Kompliment, das eine neue Lösung bekommen kann.

Was an dieser Geschichte typisch ist

Die Erfahrung von MAERZ München ist kein Einzelfall. Wir sehen denselben Verlauf bei Teams unterschiedlichster Größe: erst die Sorge, es könnte ein langes Projekt werden, dann eine ruhige Vorbereitung – und am Ende ein einziger Termin, in dem die digitalen Visitenkarten fürs Team live gehen.

Wenn du dir das Ganze als Ablauf merken willst, sind es eigentlich nur drei Bausteine:

• Erstgespräch – kurz, ehrlich, ohne Vertriebsschleifen.
• Vorbereitung – Mitarbeitenden-Daten in eine Tabelle, Logo und Farben aus dem CI heraussuchen.
• Onboarding-Termin – Account anlegen, CI übertragen, Karten ausrollen, Einladung raus.

Mehr braucht es nicht, damit ein Team mit einheitlichen, professionellen digitalen Visitenkarten arbeiten kann.

Was du aus der MAERZ-München-Story mitnehmen kannst

Die wichtigste Erkenntnis: Der Umstieg auf digitale Visitenkarten im Unternehmen ist kein großes IT-Projekt. Es ist ein überschaubarer Prozess, der sich in wenigen Tagen umsetzen lässt – wenn die Vorbereitung stimmt.

Ein kurzes Erstgespräch, eine ausgefüllte Excel-Tabelle, ein gemeinsamer Onboarding-Termin. Danach steht dein Team mit professionellen, einheitlichen digitalen Visitenkarten da. Im eigenen Corporate Design, datenschutzfreundlich aufgesetzt und sofort einsatzbereit.

Und wenn sich eine Modemarke, der gutes Aussehen alles bedeutet, für yourvcard entscheidet, kannst du dir relativ sicher sein, dass das Ergebnis auch bei dir gut aussieht.

Häufige Fragen zur Einführung digitaler Visitenkarten im Team

Wie lange dauert die Einführung digitaler Visitenkarten in einem Unternehmen?

Wie das Beispiel MAERZ München zeigt, reicht in vielen Fällen ein gemeinsamer Onboarding-Termin von etwa 60 Minuten – plus eine kurze Vorbereitung im Vorfeld (Mitarbeitenden-Liste, Logo, Farben). Für 24 Karten lief das so. Bei deutlich größeren Teams skaliert der Ablauf, der Aufbau bleibt aber gleich. Einen ausführlicheren Leitfaden findest du im Beitrag Digitale Visitenkarten erfolgreich einführen.

Welche digitale Visitenkarte ist die beste für Unternehmen?

Die beste Lösung gibt es nicht – es kommt auf eure Anforderungen an. Wer Wert auf Hosting in Deutschland, zentrale Team-Verwaltung im eigenen Corporate Design und einen schnellen Rollout ohne IT-Projekt legt, ist bei yourvcard gut aufgehoben – das zeigt das Beispiel MAERZ München. Eine ehrliche Übersicht über deutsche Anbieter findest du im Vergleich digitaler Visitenkarten.

Lassen sich digitale Visitenkarten im eigenen Corporate Design gestalten?

Ja. Logo, Farben und Schriften werden zentral hinterlegt und auf alle Karten im Team angewendet. So sieht jede Karte nach deiner Marke aus – nicht nach generischer Vorlage. Mehr dazu im Beitrag über Branding auf digitalen Visitenkarten.

Sind digitale Visitenkarten DSGVO-konform?

yourvcard wird in Deutschland gehostet und ist datenschutzfreundlich aufgebaut. Beim Einsatz im Unternehmen sind ein paar Punkte zu beachten – etwa die Information der Mitarbeitenden und die Rechte der Kontakte. Bei korrekter Konfiguration kann yourvcard DSGVO-konform eingesetzt werden. Eine kompakte Anleitung findest du im Beitrag DSGVO-konforme digitale Visitenkarten.

Brauchen die Mitarbeitenden eine App?

Nein. Die digitale Visitenkarte öffnet sich direkt im Browser auf dem Smartphone und kann optional auf dem Homescreen abgelegt oder in Apple Wallet bzw. Google Wallet gespeichert werden. Kein App-Store, keine Installation – einfach öffnen und loslegen.

Können neue Mitarbeitende später ergänzt werden?

Ja. Über den Administrator-Account werden neue Karten zentral angelegt – die Person bekommt eine Einladungsmail und kann ihre digitale Visitenkarte direkt nutzen. Auch das Aktualisieren von Daten (z. B. neue Telefonnummer oder Position) läuft zentral, ohne dass jemand selbst etwas anpassen muss.

Wenn niemand sich beschwert,
ist das in der IT die höchste Auszeichnung.

Dein nächster Schritt

Wenn du gerade selbst überlegst, dein Team auf digitale Visitenkarten umzustellen: Du musst dafür kein riesiges Projekt aufsetzen. Ein kurzes Gespräch, eine Excel-Tabelle, ein Onboarding-Termin – und ihr seid live. Genau wie MAERZ München.

Wenn du dir vorher einen ausführlicheren Leitfaden anschauen willst, hier ist unser Schritt-für-Schritt-Beitrag zum Thema: Digitale Visitenkarten erfolgreich einführen.

Lieber direkt selbst ausprobieren? Dann starte mit deiner eigenen digitalen Visitenkarte – kostenlos, in wenigen Minuten:

Jetzt digitale Visitenkarte erstellen

Christoph, Gründer von yourvcard.de